# Чек-лист закрытия месяца

> 39 шагов по 5 этапам. Ориентир по сроку — 12 рабочих дней после конца месяца.

Источник: https://fokus-portal.ru/checklist · тот же список файлом: https://fokus-portal.ru/checklist.pdf

Это тот же порядок закрытия, по которому идёт работа у клиентов портала. Забирается целиком и бесплатно.

## До конца месяца: подготовка

_4 шага · за 2–5 дней до конца месяца_

- **Запросить у поставщиков закрывающие документы** (Закупки · за 5 дней до конца месяца)
  За неделю до конца месяца пройтись по поставщикам, от которых нет накладных и актов за этот месяц, и попросить прислать до 3-го числа. Кто не пришлёт — записать, это работа на следующий месяц.
- **Напомнить клиентам про подписанные документы** (Продажи · за 3 дня до конца месяца)
  У кого из клиентов остались неподписанные накладные и акты — позвонить и попросить вернуть подписанный экземпляр или хотя бы скан.
- **Назначить дату и объём инвентаризации** (Склад · за 5 дней до конца месяца)
  Решить, какие склады и группы товара пересчитываем в этом месяце, назначить дату и людей. Всё каждый месяц считать не нужно — важно, чтобы каждая позиция попадала в пересчёт хотя бы раз в квартал.
- **Собрать данные для расчёта зарплаты** (Кадры · за 2 дня до конца месяца)
  Табели, переработки, отпуска, больничные, изменения окладов и премии за месяц — передать тем, кто считает зарплату. Позже — значит зарплата уедет в следующий месяц.

## Документы за месяц собраны

_10 шагов · 1–5-й рабочий день_

- **Объявить дату закрытия месяца** (к 1-му рабочему дню)
  В первый день месяца всем отделам уходит напоминание: до какого числа принимаются документы за прошлый месяц и кто за что отвечает. Дальше по чек-листу видно, кто сдал, а кто держит.
- **Все отгрузки месяца внесены в базу** (Продажи · к 3-му рабочему дню)
  Проверить, что каждая продажа месяца заведена и проведена. Отгрузили 31-го — документ должен быть 31-м, а не первым числом следующего месяца.
- **Все поступления товара внесены** (Закупки · к 4-му рабочему дню)
  Внести приходные накладные за месяц. Если товар пришёл, а документа от поставщика ещё нет — оформить поступление и записать поставщика в список ожидаемых документов.
- **Не осталось непроведённых документов** (Бухгалтерия · к 5-му рабочему дню)
  Открыть список непроведённых документов за месяц и обнулить его: провести или удалить лишнее. Пока висят непроведённые, любая цифра за месяц неверная.
- **Список недостающих документов составлен** (Бухгалтерия · к 5-му рабочему дню)
  Перечень: от кого не пришли накладные и акты и на какую сумму. Список отдаётся закупкам и продажам — это их работа на следующий месяц.
- **Подотчётные деньги закрыты** (к 4-му рабочему дню)
  Все, кто брал деньги под отчёт или платил картой компании, сдали чеки и отчитались. Кто не сдал — сумма остаётся числиться на человеке, и это видно.
- **Акты перевозчиков и путевые листы сданы** (Логистика · к 5-му рабочему дню)
  Собрать акты транспортных компаний за месяц и путевые листы своих машин. Без них расходы на доставку упадут в следующий месяц, и себестоимость обоих месяцев будет неправильная.
- **Выпуск и списание материалов закрыты** (Производство · к 4-му рабочему дню)
  Отчёты по выпуску за месяц внесены, материалы списаны, незавершённое производство посчитано.
- **Отчёты по кассам точек сданы** (Розница · к 2-му рабочему дню)
  Закрытие смен по всем точкам за месяц выгружено, выручка по каждой точке сходится с кассой.
- **Отчёты площадок загружены** (Маркетплейсы · к 5-му рабочему дню)
  Загрузить отчёты о продажах и удержаниях площадок за месяц. Без них часть выручки и почти все комиссии в цифрах не видны.

## Сверки, остатки, зарплата

_10 шагов · 2–7-й рабочий день_

- **Банк загружен по последний день месяца** (Бухгалтерия · к 2-му рабочему дню)
  Выписки по всем счетам и всем компаниям загружены и разнесены. Остаток в учёте на последний день месяца совпадает с остатком в банке.
- **Касса пересчитана и сходится** (Бухгалтерия · к 2-му рабочему дню)
  Наличные пересчитаны, остаток по кассам совпадает с учётом. Расхождение — сразу с объяснением, а не «потом разберёмся».
- **Нет отрицательных остатков** (Склад · к 5-му рабочему дню)
  Проверить отчёт по минусовым остаткам: товара не может быть меньше нуля. Минус означает, что продали раньше, чем оприходовали, или чего-то не внесли.
- **Инвентаризация проведена, расхождения оформлены** (Склад · к 7-му рабочему дню)
  Пересчитать то, что запланировали, оформить излишки и недостачи документами. Расхождения не прятать: по ним отдельно решает собственник.
- **Сверка с клиентами-должниками** (Продажи · к 6-му рабочему дню)
  Разослать акты сверки клиентам с долгом и получить подтверждение. По каждому просроченному долгу — кто отвечает и на какую дату обещали оплату.
- **Сверка с основными поставщиками** (Закупки · к 6-му рабочему дню)
  Акты сверки с поставщиками, где крупные обороты или долг. Расхождения закрыть до конца недели, а не переносить на квартал.
- **Сверка расчётов между своими компаниями** (Финансы · к 7-му рабочему дню)
  Обороты и долги между нашими юрлицами должны сходиться копейка в копейку. Если каждая компания показывает своё, общая прибыль группы получится выдуманной.
- **Товар в пути разнесён** (Логистика · к 6-му рабочему дню)
  То, что отгружено, но на конец месяца не доехало до клиента или до нашего склада, должно числиться в пути, а не потеряться между складами.
- **Зарплата за месяц начислена** (Бухгалтерия · к 7-му рабочему дню)
  Начислить зарплату, премии и налоги с них. Пока зарплата не начислена, расходы месяца занижены и прибыль выглядит красивее, чем на самом деле.
- **Список сотрудников и движение за месяц** (Кадры · к 5-му рабочему дню)
  Сколько человек работало, кто принят, кто уволился, кто в отпуске без содержания. Нужен, чтобы сверить зарплату и понимать, за что платим.

## Цифры месяца

_11 шагов · 3–10-й рабочий день_

- **Данные выгружены в портал по всем базам** (ИТ · к 3-му рабочему дню)
  Проверить, что обмен с порталом прошёл по каждой базе и каждой компании и ошибок нет. Если обмен встал, портал будет показывать старые цифры, а выглядеть будет как свежие.
- **Выручка и наценка по направлениям** (Финансы · к 8-му рабочему дню)
  Не «продали столько-то всего», а сколько по каждому направлению или группе товара и сколько на этом заработали.
- **Отчёт о прибыли за месяц** (Финансы · к 9-му рабочему дню)
  Выручка, себестоимость, расходы, прибыль — по каждой компании и общий по группе.
- **Отчёт о движении денег** (Финансы · к 9-му рабочему дню)
  Сколько денег пришло, сколько ушло и на что, сколько осталось на счетах и в кассе на конец месяца.
- **Долги клиентов на конец месяца** (Финансы · к 8-му рабочему дню)
  Кто должен, сколько и сколько дней просрочено. По каждому крупному долгу — фамилия ответственного.
- **Наши долги и ближайшие платежи** (Финансы · к 8-му рабочему дню)
  Кому мы должны и когда платить. С этим списком собственник решает, чем платить в следующем месяце.
- **План и факт, с объяснением отклонений** (Финансы · к 9-му рабочему дню)
  Сравнить план с фактом и в двух строках объяснить всё, что разошлось больше чем на 10%. Цифра без объяснения бесполезна.
- **Расходы на рекламу и сколько пришло заявок** (Маркетинг · к 8-му рабочему дню)
  Сколько потратили за месяц по каждому каналу и сколько заявок он дал. Каналы без известного источника заявок отметить отдельно.
- **Руководители подтвердили свои показатели** (к 9-му рабочему дню)
  Каждый руководитель смотрит в портале показатели своего отдела за месяц и подтверждает, что цифры верные. Если цифра неверная — пишет, почему, а не молчит.
- **Сохранена копия базы на конец месяца** (ИТ · к 5-му рабочему дню)
  Сделать и проверить резервную копию базы за закрытый месяц. Это страховка: если данные потом поедут, будет с чем сравнить.
- **Месяц закрыт от изменений** (Бухгалтерия · к 10-му рабочему дню)
  После сдачи цифр запретить редактирование прошлого месяца. Иначе кто-нибудь внесёт документ задним числом, и отчёт, который собственник уже видел, тихо изменится.

## Разбор месяца и решения

_4 шага · 10–14-й рабочий день_

- **Сводка собственнику отправлена** (Финансы · к 10-му рабочему дню)
  Собственник получает всё одним пакетом: прибыль, деньги, долги, отклонения от плана. Не по кусочкам в мессенджере в течение недели.
- **Разбор месяца с руководителями проведён** (к 12-му рабочему дню)
  Встреча на час: смотрим цифры, разбираем два-три главных отклонения, договариваемся, что делаем в этом месяце. Без решений встреча не засчитывается.
- **Решения записаны: что, кто, к какой дате** (к 12-му рабочему дню)
  Каждое решение встречи записано с ответственным и сроком, список виден всем участникам.
- **Отмечено, что мешало закрыть месяц** (к 14-му рабочему дню)
  Кто не сдал документы, что не сошлось, где ждали дольше всего. Если одна и та же причина повторяется три месяца подряд — это задача на изменение процесса, а не невезение.