Чек-лист закрытия месяца · Фокус групп · fokus-portal.ru/checklist · +7 905 464-70-31
Бесплатно, без регистрацииВсе шаги закрытия месяца: что сделать до конца месяца, что после, кто в компании за это отвечает и к какому дню. Это тот же список, по которому мы ведём закрытие у клиентов, — забирайте и пользуйтесь у себя.
За неделю до конца месяца пройтись по поставщикам, от которых нет накладных и актов за этот месяц, и попросить прислать до 3-го числа. Кто не пришлёт — записать, это работа на следующий месяц.
У кого из клиентов остались неподписанные накладные и акты — позвонить и попросить вернуть подписанный экземпляр или хотя бы скан.
Решить, какие склады и группы товара пересчитываем в этом месяце, назначить дату и людей. Всё каждый месяц считать не нужно — важно, чтобы каждая позиция попадала в пересчёт хотя бы раз в квартал.
Табели, переработки, отпуска, больничные, изменения окладов и премии за месяц — передать тем, кто считает зарплату. Позже — значит зарплата уедет в следующий месяц.
В первый день месяца всем отделам уходит напоминание: до какого числа принимаются документы за прошлый месяц и кто за что отвечает. Дальше по чек-листу видно, кто сдал, а кто держит.
Проверить, что каждая продажа месяца заведена и проведена. Отгрузили 31-го — документ должен быть 31-м, а не первым числом следующего месяца.
Внести приходные накладные за месяц. Если товар пришёл, а документа от поставщика ещё нет — оформить поступление и записать поставщика в список ожидаемых документов.
Открыть список непроведённых документов за месяц и обнулить его: провести или удалить лишнее. Пока висят непроведённые, любая цифра за месяц неверная.
Перечень: от кого не пришли накладные и акты и на какую сумму. Список отдаётся закупкам и продажам — это их работа на следующий месяц.
Все, кто брал деньги под отчёт или платил картой компании, сдали чеки и отчитались. Кто не сдал — сумма остаётся числиться на человеке, и это видно.
Собрать акты транспортных компаний за месяц и путевые листы своих машин. Без них расходы на доставку упадут в следующий месяц, и себестоимость обоих месяцев будет неправильная.
Отчёты по выпуску за месяц внесены, материалы списаны, незавершённое производство посчитано.
Закрытие смен по всем точкам за месяц выгружено, выручка по каждой точке сходится с кассой.
Загрузить отчёты о продажах и удержаниях площадок за месяц. Без них часть выручки и почти все комиссии в цифрах не видны.
Выписки по всем счетам и всем компаниям загружены и разнесены. Остаток в учёте на последний день месяца совпадает с остатком в банке.
Наличные пересчитаны, остаток по кассам совпадает с учётом. Расхождение — сразу с объяснением, а не «потом разберёмся».
Проверить отчёт по минусовым остаткам: товара не может быть меньше нуля. Минус означает, что продали раньше, чем оприходовали, или чего-то не внесли.
Пересчитать то, что запланировали, оформить излишки и недостачи документами. Расхождения не прятать: по ним отдельно решает собственник.
Разослать акты сверки клиентам с долгом и получить подтверждение. По каждому просроченному долгу — кто отвечает и на какую дату обещали оплату.
Акты сверки с поставщиками, где крупные обороты или долг. Расхождения закрыть до конца недели, а не переносить на квартал.
Обороты и долги между нашими юрлицами должны сходиться копейка в копейку. Если каждая компания показывает своё, общая прибыль группы получится выдуманной.
То, что отгружено, но на конец месяца не доехало до клиента или до нашего склада, должно числиться в пути, а не потеряться между складами.
Начислить зарплату, премии и налоги с них. Пока зарплата не начислена, расходы месяца занижены и прибыль выглядит красивее, чем на самом деле.
Сколько человек работало, кто принят, кто уволился, кто в отпуске без содержания. Нужен, чтобы сверить зарплату и понимать, за что платим.
Проверить, что обмен с порталом прошёл по каждой базе и каждой компании и ошибок нет. Если обмен встал, портал будет показывать старые цифры, а выглядеть будет как свежие.
Не «продали столько-то всего», а сколько по каждому направлению или группе товара и сколько на этом заработали.
Выручка, себестоимость, расходы, прибыль — по каждой компании и общий по группе.
Сколько денег пришло, сколько ушло и на что, сколько осталось на счетах и в кассе на конец месяца.
Кто должен, сколько и сколько дней просрочено. По каждому крупному долгу — фамилия ответственного.
Кому мы должны и когда платить. С этим списком собственник решает, чем платить в следующем месяце.
Сравнить план с фактом и в двух строках объяснить всё, что разошлось больше чем на 10%. Цифра без объяснения бесполезна.
Сколько потратили за месяц по каждому каналу и сколько заявок он дал. Каналы без известного источника заявок отметить отдельно.
Каждый руководитель смотрит в портале показатели своего отдела за месяц и подтверждает, что цифры верные. Если цифра неверная — пишет, почему, а не молчит.
Сделать и проверить резервную копию базы за закрытый месяц. Это страховка: если данные потом поедут, будет с чем сравнить.
После сдачи цифр запретить редактирование прошлого месяца. Иначе кто-нибудь внесёт документ задним числом, и отчёт, который собственник уже видел, тихо изменится.
Собственник получает всё одним пакетом: прибыль, деньги, долги, отклонения от плана. Не по кусочкам в мессенджере в течение недели.
Встреча на час: смотрим цифры, разбираем два-три главных отклонения, договариваемся, что делаем в этом месяце. Без решений встреча не засчитывается.
Каждое решение встречи записано с ответственным и сроком, список виден всем участникам.
Кто не сдал документы, что не сошлось, где ждали дольше всего. Если одна и та же причина повторяется три месяца подряд — это задача на изменение процесса, а не невезение.
39 шагов на 5 этапов, с отделами и сроками. PDF на 5 листах А4, 0,2 МБ — можно распечатать, отдать главбуху или переслать в отдел.
Вести этот список руками — это чья-то работа каждый месяц. У наших клиентов чек-лист ведёт портал: сам расставляет сроки по производственному календарю (декабрь и праздники тоже), напоминает отделам, показывает, кто не сдал, и собирает материал к разбору месяца — цифры, пояснения руководителей и решения собрания.
Помощник может ошибиться и вашей компании не знает. Переписку мы у себя не храним — она исчезнет, когда вы закроете вкладку, — но сам вопрос обрабатывает сторонний сервис искусственного интеллекта. Поэтому личные данные, цифры и документы компании сюда писать не нужно.
