Чек-лист закрытия месяца · Фокус групп · fokus-portal.ru/checklist · +7 905 465-70-31
Бесплатно, без регистрацииВсе шаги закрытия месяца: что сделать до конца месяца, что после, кто в компании за это отвечает и к какому дню. Это тот же список, по которому мы ведём закрытие у клиентов, — забирайте и пользуйтесь у себя.
За неделю до конца месяца пройтись по поставщикам, от которых нет накладных и актов за этот месяц, и попросить прислать до 3-го числа. Кто не пришлёт — записать, это работа на следующий месяц.
У кого из клиентов остались неподписанные накладные и акты — позвонить и попросить вернуть подписанный экземпляр или хотя бы скан.
Решить, какие склады и группы товара пересчитываем в этом месяце, назначить дату и людей. Всё каждый месяц считать не нужно — важно, чтобы каждая позиция попадала в пересчёт хотя бы раз в квартал.
Табели, переработки, отпуска, больничные, изменения окладов и премии за месяц — передать тем, кто считает зарплату. Позже — значит зарплата уедет в следующий месяц.
В первый день месяца всем отделам уходит напоминание: до какого числа принимаются документы за прошлый месяц и кто за что отвечает. Дальше по чек-листу видно, кто сдал, а кто держит.
Проверить, что каждая продажа месяца заведена и проведена. Отгрузили 31-го — документ должен быть 31-м, а не первым числом следующего месяца.
Внести приходные накладные за месяц. Если товар пришёл, а документа от поставщика ещё нет — оформить поступление и записать поставщика в список ожидаемых документов.
Открыть список непроведённых документов за месяц и обнулить его: провести или удалить лишнее. Пока висят непроведённые, любая цифра за месяц неверная.
Перечень: от кого не пришли накладные и акты и на какую сумму. Список отдаётся закупкам и продажам — это их работа на следующий месяц.
Все, кто брал деньги под отчёт или платил картой компании, сдали чеки и отчитались. Кто не сдал — сумма остаётся числиться на человеке, и это видно.
Собрать акты транспортных компаний за месяц и путевые листы своих машин. Без них расходы на доставку упадут в следующий месяц, и себестоимость обоих месяцев будет неправильная.
Отчёты по выпуску за месяц внесены, материалы списаны, незавершённое производство посчитано.
Закрытие смен по всем точкам за месяц выгружено, выручка по каждой точке сходится с кассой.
Загрузить отчёты о продажах и удержаниях площадок за месяц. Без них часть выручки и почти все комиссии в цифрах не видны.
Выписки по всем счетам и всем компаниям загружены и разнесены. Остаток в учёте на последний день месяца совпадает с остатком в банке.
Наличные пересчитаны, остаток по кассам совпадает с учётом. Расхождение — сразу с объяснением, а не «потом разберёмся».
Проверить отчёт по минусовым остаткам: товара не может быть меньше нуля. Минус означает, что продали раньше, чем оприходовали, или чего-то не внесли.
Пересчитать то, что запланировали, оформить излишки и недостачи документами. Расхождения не прятать: по ним отдельно решает собственник.
Разослать акты сверки клиентам с долгом и получить подтверждение. По каждому просроченному долгу — кто отвечает и на какую дату обещали оплату.
Акты сверки с поставщиками, где крупные обороты или долг. Расхождения закрыть до конца недели, а не переносить на квартал.
Обороты и долги между нашими юрлицами должны сходиться копейка в копейку. Расхождения между компаниями искажают итог группы, поэтому их нужно сверить до подготовки общего отчёта.
То, что отгружено, но на конец месяца не доехало до клиента или до нашего склада, должно числиться в пути, а не потеряться между складами.
Начислить зарплату, премии и налоги с них. Пока зарплата не начислена, расходы месяца занижены и прибыль выглядит красивее, чем на самом деле.
Сколько человек работало, кто принят, кто уволился, кто в отпуске без содержания. Нужен, чтобы сверить зарплату и понимать, за что платим.
Проверить, что обмен с порталом прошёл по каждой базе и каждой компании и ошибок нет. Если обмен встал, портал будет показывать старые цифры, а выглядеть будет как свежие.
Не «продали столько-то всего», а сколько по каждому направлению или группе товара и сколько на этом заработали.
Выручка, себестоимость, расходы, прибыль — по каждой компании и общий по группе.
Сколько денег пришло, сколько ушло и на что, сколько осталось на счетах и в кассе на конец месяца.
Кто должен, сколько и сколько дней просрочено. По каждому крупному долгу — фамилия ответственного.
Кому мы должны и когда платить. С этим списком собственник решает, чем платить в следующем месяце.
Сравнить план с фактом и в двух строках объяснить всё, что разошлось больше чем на 10%. Цифра без объяснения бесполезна.
Сколько потратили за месяц по каждому каналу и сколько заявок он дал. Каналы без известного источника заявок отметить отдельно.
Каждый руководитель смотрит в портале показатели своего отдела за месяц и подтверждает, что цифры верные. Если цифра неверная — пишет, почему, а не молчит.
Сделать и проверить резервную копию базы за закрытый месяц. Это страховка: если данные потом поедут, будет с чем сравнить.
После сдачи цифр запретить редактирование прошлого месяца. Иначе кто-нибудь внесёт документ задним числом, и отчёт, который собственник уже видел, тихо изменится.
Собственник получает всё одним пакетом: прибыль, деньги, долги, отклонения от плана. Не по кусочкам в мессенджере в течение недели.
Встреча на час: смотрим цифры, разбираем два-три главных отклонения, договариваемся, что делаем в этом месяце. Без решений встреча не засчитывается.
Каждое решение встречи записано с ответственным и сроком, список виден всем участникам.
Кто не сдал документы, что не сошлось, где ждали дольше всего. Если одна и та же причина повторяется три месяца подряд — это задача на изменение процесса, а не невезение.
39 шагов на 5 этапов, с отделами и сроками. PDF на 5 листах А4, 0,2 МБ — можно распечатать, отдать главбуху или переслать в отдел.
Вести этот список руками — это чья-то работа каждый месяц. У наших клиентов чек-лист ведёт портал: сам расставляет сроки по производственному календарю (декабрь и праздники тоже), напоминает отделам, показывает статус каждого пункта и собирает материал к разбору месяца — цифры, пояснения руководителей и решения собрания.
Помощник может ошибиться и вашей компании не знает. Переписку мы у себя не храним — она исчезнет, когда вы закроете вкладку, — но сам вопрос обрабатывает сторонний сервис искусственного интеллекта. Поэтому личные данные, цифры и документы компании сюда писать не нужно.
