Деньги, которые застряли: у покупателей и на складе
Как посчитать, сколько ваших денег лежит вне оборота, и перевести эту сумму в дни собственной выручки.
Зачем это читать
- Поймёте, почему прибыль в отчёте и деньги на счёте — две разные величины, и куда девается разница.
- Поймёте, как перевести долги покупателей и запас на складе в дни вашей работы — в днях цифра наконец начинает что-то значить.
- Поймёте, чем длинная отсрочка, на которую вы согласились сами, отличается от долга, о котором вообще не с кем разговаривать.
- Сможете за один вечер посчитать обе величины по выгрузке из своего учёта — без консультантов и без новых программ.
- Сможете назвать цену сегодняшнего порядка вещей в своих цифрах: сколько стоит один день, пока деньги стоят вне оборота.
- Сможете понять, с чего начинать возврат: с дат в договорах, с работы с должниками или с закупки.
Прибыль есть, а денег нет
Это не мистика и не признак плохого бизнеса. Это арифметика: часть заработанных денег в каждый момент времени стоит в двух местах. Первое — у покупателей: товар отгружен, деньги придут потом. Второе — на складе: товар куплен, деньги ушли, продажа ещё не случилась.
Разговор этот встречается в любой отрасли и почти не зависит от размера компании. В опте деньги стоят у покупателей, потому что отсрочка — часть предложения, а не уступка. В производстве они стоят на складе, потому что материалы закупают партиями, а продают изделиями. В услугах и стройке — в незакрытых актах: работа сделана, документ не подписан, и требовать пока формально нечего.
Пока эти суммы не посчитаны, разговор о деньгах идёт вслепую. Считать их можно самому, по своему же учёту, и это редкая работа, которая целиком делается за один вечер.
Прибыль отвечает на вопрос, сколько вы заработали. Деньги на счёте — на вопрос, где они сейчас лежат. Второй вопрос за вас никто не задаст.
Три места, где стоят ваши деньги
Первое — долги покупателей. Второе — запас на складе. Третье вспоминают в последнюю очередь: авансы поставщикам, предоплаты за товар, который приедет через месяц, переплаты по налогам, обеспечительные платежи по аренде. По отдельности мелочь, вместе — заметная часть.
У всех трёх одна общая черта: это не расход. Расход уменьшает прибыль, а эти деньги прибыль не трогают — они просто стоят. Поэтому в отчёте о прибыли их не видно, и удивление «прибыль есть, а денег нет» повторяется из месяца в месяц у людей, которые ведут учёт аккуратно.
Сколько лежит у покупателей
Берём сумму долгов покупателей на сегодня — в учёте это расчёты с покупателями. Получилась сумма, и она мало о чём говорит, пока не переведена в дни.
Делим на среднюю дневную выручку — выручку за квартал разделить на 90. Получилось число дней: столько дней вашей работы сейчас прокредитовано покупателями. Дни воспринимаются иначе, чем деньги: сумма звучит абстрактно, а «столько-то дней нашей работы» — нет.
Важная оговорка: цифра из учёта — факт учёта, а не факт жизни. В сумме долгов сидит и спорный долг, и тот, который никто уже не ждёт. Если цифра разошлась с тем, что вы ожидали, само расхождение уже полезно: оно показывает, что уточнять — ожидание или учёт.
Если в компании несколько юрлиц или направлений, посчитайте сначала общей суммой, а потом разложите. Общая цифра нужна, чтобы понять масштаб, разложенная — чтобы понять, чей это масштаб.
Оптовая торговля стройматериалами (компания условная, цифры условные)
Компания продаёт с отсрочкой в 30 дней. Долг покупателей на конец квартала оказался равен 52 дням её собственной выручки: деньги фактически возвращаются почти вдвое позже, чем записано в договорах.
Дальше самое полезное — разложить долг по возрасту. Половина суммы свежая, в пределах срока, вопросов к ней нет. Треть — просрочка от 30 до 90 дней, и вся она приходится на пять покупателей. Остаток — долги старше года, которые никто не ведёт: менеджеры, работавшие с этими клиентами, давно уволились.
Вывод из примера скучный и потому рабочий: заниматься надо не «дебиторкой», а пятью именами. Разговор с пятью покупателями — это одно совещание, а не проект.
Дневную выручку считают по последнему месяцу — и получают красивую цифру, если месяц был удачным, или пугающую, если провальным. Берите квартал: он сглаживает сезон и праздники. Если бизнес сезонный, посчитайте дважды — по сезону и по несезону — и дальше сравнивайте сезон с сезоном, а не с зимой.
Сколько лежит на складе
Берём сумму запасов: товары, готовая продукция, материалы. Переводим в дни — но не через выручку, а через себестоимость продаж за период. Через выручку цифра получается красивее, чем есть на самом деле, и сравнивать её потом не с чем.
Дальше самое интересное: разложить запас не по сумме, а по дате последней продажи. Обычно оказывается, что беды две сразу и они разные. Ходовых позиций не хватает, потому что закупка идёт «как обычно». Неходовые лежат год: когда-то их взяли по хорошей цене, и тогда это было разумным решением.
Розница и общепит узнают себя во второй половине статьи целиком: долгов покупателей у них почти нет, зато весь запас — это их деньги на полке. Для них разбор по дате последней продажи не дополнение, а основная работа.
И ещё одно, без чего разбор запаса обычно глохнет. Неходовой товар редко бывает следствием чьей-то глупости: это старое разумное решение, которое перестало быть разумным, — сменился спрос, поставщик поменял линейку, ушёл крупный заказчик. Разбирать его нужно без поиска виноватых, иначе список неликвида начнёт тихо укорачиваться сам — в отчётах, а не на складе.
Почти все ошибки в этом счёте — не арифметические, а в выборе, что на что делить. Вот они рядом.
Как обычно считают и как надёжнее
| Что считаем | Как обычно | Как надёжнее |
|---|---|---|
| Долг покупателей | Одна общая сумма на сегодня | Та же сумма в днях выручки плюс разбивка по возрасту долга |
| Дневная выручка | Выручка удачного месяца, делённая на 30 | Выручка за квартал, делённая на 90 |
| Запас на складе | Сумма запаса к выручке | Сумма запаса к себестоимости продаж и дата последней продажи по каждой позиции |
| Просрочка | Ощущение «нам должны давно» | Доля поступлений, пришедших не позже срока из договора |
| Работа с должниками | Вспомнили — позвонили | Один человек, один день недели, список по убыванию суммы |
С чем сравнивать, если не с рынком
Соблазн большой: узнать, сколько «в среднем по рынку» ждут оплату, и сравнить. Это тупик. У федеральной сети отсрочка в девяносто дней — не просрочка, а условие сделки, на которое вы согласились сознательно и, возможно, выгодно.
Полезны две другие величины, и обе считаются по вашим же документам. Первая: какая доля поступлений пришла не позже срока, записанного в договоре. Это про соблюдение договорённостей, а не про длину отсрочки — и это сравнимо с вами же полгода назад.
Вторая, самая дешёвая и самая отрезвляющая: у какой доли долгов в учёте вообще стоит конкретная дата платежа. Пока даты нет, просрочки формально не существует: требовать нечего, напомнить не на что опереться, и менеджер по-своему прав, когда говорит «они обещали рассчитаться».
Сравнивать себя честно можно только с двумя вещами: с собой полгода назад и со своим же договором.
Пока у долга нет конкретной даты платежа, требовать нечего. Дата превращает напоминание из просьбы в ссылку на договорённость, и разговор перестаёт быть неприятным для обеих сторон. Это самый дешёвый шаг во всей статье и почти всегда самый результативный.
Что с этим обычно делают
Порядок работ почти всегда один и тот же, и он скучный. Ни один шаг не требует новых продаж, новых людей и новых программ: это работа с деньгами, которые вы уже заработали.
Порядок, в котором это делают
- Измерить. Обе суммы и обе в днях: долги через дневную выручку, запас через себестоимость продаж. Пока цифры нет, решения принимаются на ощущениях.
- Проставить даты. У каждого долга в учёте — конкретная дата платежа, в договорах — срок, а не «по мере возможности».
- Назначить человека и день. Один человек, один день недели, разговор по каждой просрочке раньше, чем долг станет старым.
- Разложить долг по возрасту и по именам. Работать с пятью крупными должниками, а не со всем списком сразу.
- Разобрать запас. Отдельно ходовые позиции, которых не хватает, отдельно те, что не продавались полгода: это две разные задачи и два противоположных решения.
- И только потом менять закупку: что и сколько заказывать — по оборачиваемости, а не по привычке.
Производство мебели (компания условная, цифры условные)
На складе лежат материалы примерно на 90 дней себестоимости при производственном цикле в две недели. Разложили по дате последнего расхода: четверть суммы не двигалась больше года — фурнитура и ткань под модели, снятые с производства.
При этом ходовой плиты регулярно не хватает, и цех простаивает день-два в месяц. Две беды выглядят как одна — «много денег на складе», — а лечатся противоположным: по одной части нужна распродажа и списание, по другой закупку надо увеличить.
Общая сумма запаса при этом может почти не измениться. Изменится другое: у цеха появится то, чего ему не хватало, а деньги перестанут стоять в том, что никто не купит.
А что если у вас не так
Крупный клиент требует отсрочку, и отказать нельзя. Это не проблема, а условие сделки: считайте её как вложение и просто знайте цену. Дальше это разговор о цене или об объёме, а не о платёжной дисциплине.
Один покупатель даёт большую часть выручки. Тогда главная цифра для вас — не средняя отсрочка по компании, а его собственная дисциплина: доля поступлений в срок именно по нему.
Отсрочку даёт вам поставщик. Посчитайте и её, в тех же днях. Если ваши покупатели платят через пятьдесят дней, а вы поставщику через двадцать, разница в тридцать дней — это то, что вы финансируете сами.
Услуги, стройка, проектная работа. Склада нет, зато есть работа, которая сделана, но не подписана. Считайте её так же, как долг: сумма и дни от факта выполнения до подписанного документа.
Есть долги, по которым непонятно, вернутся ли они. Их считают отдельной строкой и не смешивают с рабочим долгом: иначе рабочая часть выглядит хуже, чем есть, а безнадёжная тихо живёт в общей сумме годами.
Цена вопроса в ваших цифрах
Посчитать её можно самому и честно, без чужих кейсов. Возьмите сумму, которая стоит вне оборота, умножьте на ставку, по которой вы реально занимаете деньги, и разделите на 365 — получите стоимость одного дня. Дальше умножьте на количество дней, на которые эти деньги задерживаются.
Цифра получится вашей, а не среднерыночной. Именно поэтому ей можно доверять и именно поэтому её имеет смысл считать до любого разговора о покупке чего-либо.
Ту же арифметику полезно приложить к решению, которое вы откладываете. Если срок возврата денег сокращается на неделю, эта неделя возвращается вам каждый месяц — и дальше вы просто сравниваете её со стоимостью усилий, которые для этого нужны. Это разговор о деньгах на языке, для которого не нужно ни финансового образования, ни чужих примеров.
И ещё: это не потеря. Это ваши деньги, которые лежат не там, где нужно. Разница принципиальная — потерянное возвращать нельзя, замороженное возвращать можно.
Потерянное вернуть нельзя. Замороженное — можно: оно никуда не делось, оно просто лежит не там.
Проверьте себя: семь признаков, что деньгами управляют, а не вспоминают о них
- У каждого долга покупателя в учёте стоит конкретная дата платежа.
- Вы знаете свою среднюю дневную выручку за квартал или найдёте её за минуту.
- Долг разложен по возрасту, а не только по сумме.
- Известна доля поступлений, пришедших не позже срока из договора.
- По десяти самым дорогим позициям запаса известна дата последней продажи.
- Есть человек и есть день недели, когда занимаются должниками.
- Безнадёжные долги считаются отдельно от рабочих и не улучшают общую картину.
Что с этим делать
Это можно сделать самому, без нас. Не список задач: выберите одно — вечер не пройдёт зря.
- Выгрузите долги покупателей на сегодня и разложите по срокам: до 30 дней, 30–60, 60–90, больше 90. Сортировка по сумме, а не по алфавиту. Полчаса — и вы увидите, сколько имён на самом деле стоит за словом «дебиторка».
- Посчитайте, у какой доли долгов в учёте стоит конкретная дата платежа. Полчаса и самый быстрый вывод в статье: пока даты нет, просрочки формально не существует.
- Переведите обе суммы — долги и запас — в дни: долги через дневную выручку за квартал, запас через себестоимость продаж. Вечер работы — и у вас появятся две цифры, с которыми можно сравнить себя через полгода.
- Возьмите десять позиций с самой большой суммой запаса и посмотрите дату последней продажи по каждой. Час — и список разделится на две части, с которыми делают противоположное.
- Назначьте одного человека и один день недели для работы с должниками. Пять минут на решение; на первый раз хватит выгрузки из учёта — важен не вид списка, а то, что день назначен.
- Посчитайте стоимость одного дня: сумма вне оборота, умноженная на вашу ставку и делённая на 365. Десять минут — и дальше любой разговор о сроках оплаты идёт в деньгах, а не в интонациях.
Мы считаем обе величины по выгрузке из вашего учёта и показываем их в днях вашей же выручки — с этого начинается работа по возврату денег в оборот.