Деньги вне оборота: у покупателей и на складе
Как посчитать, сколько ваших денег лежит вне оборота, и перевести эту сумму в дни собственной выручки.
Зачем это читать
- Поймёте, почему прибыль в отчёте и деньги на счёте — две разные величины, и куда девается разница.
- Поймёте, как перевести долги покупателей и запас на складе в дни вашей работы — в днях цифра наконец начинает что-то значить.
- Поймёте, чем длинная отсрочка, на которую вы согласились сами, отличается от долга, о котором вообще не с кем разговаривать.
- Сможете посчитать долги покупателей и запасы по своему учёту — без покупки новой программы.
- Сможете назвать цену сегодняшнего порядка вещей в своих цифрах: сколько стоит один день, пока деньги стоят вне оборота.
- Сможете понять, с чего начинать возврат: с дат в договорах, с работы с должниками или с закупки.
Отгрузили товар; оплату ещё ждёте.
Закупили товар; продажа ещё не состоялась.
Заплатили заранее; товар или услуга ещё не получены.
Прибыль и остаток денег отвечают на разные вопросы. Суммы проверяйте по своему учёту.
Прибыль есть, а денег нет
Это не мистика и не признак плохого бизнеса. Это арифметика: часть заработанных денег в каждый момент времени стоит в двух местах. Первое — у покупателей: товар отгружен, деньги придут потом. Второе — на складе: товар куплен, деньги ушли, продажа ещё не случилась.
Разговор этот встречается в любой отрасли и почти не зависит от размера компании. В опте деньги стоят у покупателей, потому что отсрочка — часть предложения, а не уступка. В производстве они стоят на складе, потому что материалы закупают партиями, а продают изделиями. В услугах и стройке — в работах, по которым ещё не оформлена приёмка. Порядок оплаты и подтверждения выполнения проверяют по договору.
Без этих сумм трудно понять, где находятся деньги. Начните с долгов покупателей и запасов: для первого расчёта нужны итоги вашего учёта.
Прибыль показывает, сколько вы заработали за период. Остаток на счёте — сколько денег доступно сейчас. Чтобы объяснить разницу, проверьте долги покупателей, запасы и другие расчёты.
Три места, где стоят ваши деньги
Первое — долги покупателей. Второе — запас на складе. Третье вспоминают в последнюю очередь: авансы поставщикам, предоплаты за товар, который приедет через месяц, переплаты по налогам, обеспечительные платежи по аренде. По отдельности мелочь, вместе — заметная часть.
У всех трёх одна общая черта: это не расход. Расход уменьшает прибыль, а эти деньги прибыль не трогают — они просто стоят. Поэтому в отчёте о прибыли их не видно, и удивление «прибыль есть, а денег нет» повторяется из месяца в месяц у людей, которые ведут учёт аккуратно.
Сколько лежит у покупателей
Берём сумму долгов покупателей на сегодня — в учёте это расчёты с покупателями. Получилась сумма, и она мало о чём говорит, пока не переведена в дни.
Разделите выручку за квартал на фактическое число календарных дней в нём: получите среднюю дневную выручку. Затем разделите долг покупателей на эту величину. Результат — эквивалент суммы долга в днях выручки. Это помогает оценить масштаб, но не показывает точный срок оплаты каждой поставки.
Важная оговорка: цифра из учёта — факт учёта, а не факт жизни. В сумме долгов сидит и спорный долг, и тот, который никто уже не ждёт. Если цифра разошлась с тем, что вы ожидали, само расхождение уже полезно: оно показывает, что уточнять — ожидание или учёт.
Если в компании несколько юрлиц или направлений, начните с общей суммы. Если учёт позволяет, разберите её по направлениям. Если такого учёта нет, отметьте ограничение: разбивку сначала придётся настроить.
Оптовая торговля стройматериалами (компания условная, цифры условные)
Компания продаёт с отсрочкой в 30 дней. Долг покупателей на конец квартала равен 52 дням её средней выручки. Из одной этой величины нельзя узнать срок оплаты: для проверки просрочки нужны даты отгрузок, сроки по договорам и поступившие платежи.
Дальше самое полезное — разложить долг по возрасту. Половина суммы свежая, в пределах срока, вопросов к ней нет. Треть — просрочка от 30 до 90 дней, и вся она приходится на пять покупателей. Остаток — долги старше года, которые никто не ведёт: менеджеры, работавшие с этими клиентами, давно уволились.
В этом примере приоритет — пять покупателей с просроченными долгами. По каждому проверяют договорённости и назначают следующее действие: сверку, запрос оплаты или разбор спора.
Дневную выручку считают по последнему месяцу — и получают красивую цифру, если месяц был удачным, или пугающую, если провальным. Берите квартал: он сглаживает сезон и праздники. Если бизнес сезонный, посчитайте дважды — по сезону и по несезону — и дальше сравнивайте сезон с сезоном, а не с зимой.
Сколько лежит на складе
Для товаров и готовой продукции берём стоимость запаса по себестоимости. Себестоимость продаж за выбранный период делим на фактическое число календарных дней: получаем среднюю дневную себестоимость. Делим запас на эту величину — получаем эквивалент в днях. Для материалов используют стоимость соответствующего запаса и средний дневной расход этих материалов за тот же период.
Дальше самое интересное: разложить запас не по сумме, а по дате последней продажи. Обычно оказывается, что беды две сразу и они разные. Ходовых позиций не хватает, потому что закупка идёт «как обычно». Неходовые лежат год: когда-то их взяли по хорошей цене, и тогда это было разумным решением.
Розница и общепит узнают себя во второй половине статьи целиком: долгов покупателей у них почти нет, зато весь запас — это их деньги на полке. Для них разбор по дате последней продажи не дополнение, а основная работа.
И ещё одно, без чего разбор запаса обычно глохнет. Неходовой товар редко бывает следствием чьей-то глупости: это старое разумное решение, которое перестало быть разумным, — сменился спрос, поставщик поменял линейку, ушёл крупный заказчик. Разбирать его нужно без поиска виноватых, иначе список неликвида начнёт тихо укорачиваться сам — в отчётах, а не на складе.
Почти все ошибки в этом счёте — не арифметические, а в выборе, что на что делить. Вот они рядом.
Как обычно считают и как надёжнее
| Что считаем | Как обычно | Как надёжнее |
|---|---|---|
| Долг покупателей | Одна общая сумма на сегодня | Та же сумма в днях выручки плюс разбивка по возрасту долга |
| Дневная выручка | Выручка удачного месяца, делённая на 30 | Выручка за квартал, делённая на фактическое число календарных дней в нём |
| Запас на складе | Сумма запаса к выручке | Стоимость запаса по себестоимости к средней дневной себестоимости продаж; дата последней продажи по каждой позиции |
| Просрочка | Ощущение «нам должны давно» | Доля поступлений, пришедших не позже срока из договора |
| Работа с должниками | Вспомнили — позвонили | Один человек, один день недели, список по убыванию суммы |
С чем сравнивать, если не с рынком
Соблазн большой: узнать, сколько «в среднем по рынку» ждут оплату, и сравнить. Такое сравнение не учитывает ваши договоры. У федеральной сети отсрочка в девяносто дней — не просрочка, а условие сделки, на которое вы согласились сознательно и, возможно, выгодно.
Полезны две другие величины, и обе считаются по вашим же документам. Первая: какая доля поступлений пришла не позже срока, записанного в договоре. Это про соблюдение договорённостей, а не про длину отсрочки — и это сравнимо с вами же полгода назад.
Вторая полезная проверка: у какой доли долгов в учёте вообще стоит конкретная дата платежа. Без срока оплаты в данных нельзя надёжно выделить просрочку. Проверьте договоры и внесите сроки в учёт.
Сравнивать себя честно можно только с двумя вещами: с собой полгода назад и со своим же договором.
Запишите срок оплаты по договору в учёте. Тогда видно, какие платежи уже просрочены, и напоминание покупателю опирается на конкретную договорённость.
Что с этим обычно делают
Порядок работ почти всегда один и тот же, и он скучный. Ни один шаг не требует новых продаж, новых людей и новых программ: это работа с деньгами, которые вы уже заработали.
Порядок, в котором это делают
- Измерить. Долги покупателей разделить на среднюю дневную выручку, запас по себестоимости — на среднюю дневную себестоимость продаж того же периода. Записать период и число календарных дней.
- Проставить даты. У каждого долга в учёте — конкретная дата платежа, в договорах — срок, а не «по мере возможности».
- Назначить человека и день. Один человек, один день недели, разговор по каждой просрочке раньше, чем долг станет старым.
- Разложить долг по возрасту и по именам. Работать с пятью крупными должниками, а не со всем списком сразу.
- Разобрать запас. Отдельно ходовые позиции, которых не хватает, отдельно те, что не продавались полгода: это две разные задачи и два противоположных решения.
- И только потом менять закупку: что и сколько заказывать — по оборачиваемости, а не по привычке.
Производство мебели (компания условная, цифры условные)
Стоимость материалов на складе равна примерно 90 дням их среднего расхода при производственном цикле в две недели. Разложили по дате последнего расхода: четверть суммы не двигалась больше года — фурнитура и ткань под модели, снятые с производства.
При этом ходовой плиты регулярно не хватает, и цех простаивает день-два в месяц. Две беды выглядят как одна — «много денег на складе», — а лечатся противоположным: по одной части нужна распродажа и списание, по другой закупку надо увеличить.
Общая сумма запаса при этом может почти не измениться. Изменится другое: у цеха появится то, чего ему не хватало, а деньги перестанут стоять в том, что никто не купит.
А что если у вас не так
Крупный клиент требует отсрочку, и отказать нельзя. Это не проблема, а условие сделки: считайте её как вложение и просто знайте цену. Дальше это разговор о цене или об объёме, а не о платёжной дисциплине.
Один покупатель даёт большую часть выручки. Тогда главная цифра для вас — не средняя отсрочка по компании, а его собственная дисциплина: доля поступлений в срок именно по нему.
Отсрочку даёт вам поставщик. Посчитайте и её, в тех же днях. Если ваши покупатели платят через пятьдесят дней, а вы поставщику через двадцать, разница в тридцать дней — это то, что вы финансируете сами.
Услуги, стройка, проектная работа. Склада нет, зато есть работа, которая сделана, но не подписана. Считайте её так же, как долг: сумма и дни от факта выполнения до подписанного документа.
Есть долги, по которым непонятно, вернутся ли они. Их считают отдельной строкой и не смешивают с рабочим долгом: иначе рабочая часть выглядит хуже, чем есть, а безнадёжная тихо живёт в общей сумме годами.
Цена вопроса в ваших цифрах
Если вы финансируете эту сумму заёмными деньгами, можно оценить проценты: сумма × годовая ставка в долях ÷ 365 × число дней задержки. Ставку в процентах сначала разделите на 100: например, 20% — это 0,20. Это приближённый расчёт; условия вашего кредита могут задавать другой порядок начисления.
Расчёт использует вашу сумму и ставку. Он помогает оценить стоимость финансирования за выбранный срок; проверьте исходные данные и условия кредита.
Если конкретная сумма вернётся на неделю раньше, оцените стоимость её финансирования за эти семь дней. Это эффект для данной суммы и данного срока, а не автоматически повторяющаяся ежемесячная экономия. Для сравнения с затратами на изменения отдельно учитывайте объём операций и сохранится ли новый порядок оплаты.
Сам по себе остаток долга или запаса не означает потери. Но возврат зависит от конкретных покупателей и товара: спорные долги, устаревшие и повреждённые запасы разбирают отдельно.
Долги и запасы показывают, где находятся деньги. Их возвращают в оборот разными способами: через оплату покупателей, продажу остатков или изменение закупок. Часть долгов и запасов может потребовать отдельного решения.
Проверьте себя: семь признаков, что деньгами управляют, а не вспоминают о них
- У каждого долга покупателя в учёте стоит конкретная дата платежа.
- Вы знаете свою среднюю дневную выручку за квартал или найдёте её за минуту.
- Долг разложен по возрасту, а не только по сумме.
- Известна доля поступлений, пришедших не позже срока из договора.
- По десяти самым дорогим позициям запаса известна дата последней продажи.
- Есть человек и есть день недели, когда занимаются должниками.
- Безнадёжные долги считаются отдельно от рабочих и не улучшают общую картину.
Что с этим делать
Это можно сделать самому, без нас. Не список задач: выберите одно — вечер не пройдёт зря.
- Выгрузите долги покупателей на сегодня и разложите по срокам: до 30 дней, 30–60, 60–90, больше 90. Сортировка по сумме, а не по алфавиту. Вы увидите, сколько имён на самом деле стоит за словом «дебиторка».
- Посчитайте, у какой доли долгов в учёте стоит конкретная дата платежа. Без срока оплаты в данных нельзя надёжно выделить просрочку: проверьте договоры и внесите сроки в учёт.
- Переведите обе суммы в дни: долги — через среднюю дневную выручку, запас по себестоимости — через среднюю дневную себестоимость продаж. Используйте один период и сохраните правила расчёта для повторного замера.
- Возьмите десять позиций с самой большой суммой запаса и посмотрите дату последней продажи по каждой. Список разделится на две части, с которыми делают противоположное.
- Назначьте одного человека и один день недели для работы с должниками. Для первого разбора подготовьте список долгов из учёта и сроки оплаты.
- Оцените стоимость финансирования за день: сумма вне оборота × годовая ставка в долях ÷ 365. Если ставка указана в процентах, сначала разделите её на 100. Проверьте результат по условиям вашего кредита.
По вашим данным разбираем долги покупателей в днях выручки, а запасы — в днях себестоимости продаж. Показываем, какие суммы требуют внимания и с чего начать работу.