Закрытие месяца: почему у одних пять дней, а у других двадцать
Из чего складывается срок закрытия месяца и почему дело почти никогда не в бухгалтерии.
Зачем это читать
- Поймёте, из чего на самом деле складывается срок закрытия и почему задержка почти никогда не в бухгалтерии.
- Поймёте, почему половина работы делается до конца месяца, а не после, и какие пять действий стоят в последней неделе.
- Поймёте, чем закрытие отличается от разбора и почему без разбора срок не держится ни в одной компании.
- Сможете разложить закрытие на пункты с отделом, датой и отметкой — списком, который помещается на одну страницу.
- Сможете назвать честный срок для своей компании и понять, за счёт чего именно он сокращается.
- Сможете провести разбор месяца так, чтобы он заканчивался решениями, а не пересказом новостей.
Что вообще значит «закрыть месяц»
Закрытый месяц — это месяц, цифры которого больше не меняются. По ним можно принимать решения, их можно сравнить с прошлым месяцем, на них можно опереться в разговоре с руководителем отдела.
Пока месяц не закрыт, любая цифра — предварительная, и все это чувствуют. Отсюда знакомая ситуация: совещание по итогам месяца проходит в середине следующего, а решения по нему принимаются ещё через две недели, когда обсуждаемое уже неактуально.
Полезно сразу разделить две разные вещи. Бухгалтерское закрытие делается для государства: у него свои сроки, свои формы и своя логика. Управленческое закрытие делается для вас: оно отвечает на вопрос, что произошло с компанией в этом месяце и что мы меняем в следующем. Ждать второго от первого — распространённая причина, по которой собственник узнаёт о своей компании последним.
Пока месяц не закрыт, любая цифра предварительная. Поэтому по ней и не принимают решений — ни вы, ни ваши руководители.
Срок закрытия — это срок самого позднего документа
Чаще всего это объясняют так: «бухгалтерия долго считает». Считает бухгалтерия быстро. Ждёт она долго — и ждёт не сама себя.
Ждут накладные и акты от поставщиков. Ждут подписанные экземпляры от клиентов. Ждут чеки от тех, кто брал деньги под отчёт. Ждут акты перевозчиков, без которых расходы на доставку упадут в следующий месяц. Ждут табели и данные для расчёта зарплаты.
Отсюда правило, которое переворачивает всю картину: половина работы по закрытию месяца делается до его конца, а не после. Запросить у поставщиков документы за неделю до конца месяца. Позвонить клиентам, у которых зависли неподписанные накладные. Назначить дату инвентаризации и людей. Ни один из этих шагов не требует, чтобы месяц кончился.
Последняя неделя месяца: пять действий
- За пять дней до конца месяца пройтись по поставщикам, от которых нет накладных и актов, и попросить прислать к оговорённому числу. Кто не пришлёт — записать, это работа на следующий месяц.
- За три дня напомнить клиентам про неподписанные накладные и акты: подойдёт и скан, оригинал доедет позже.
- За пять дней назначить дату инвентаризации и людей. Считать каждый месяц весь склад не нужно — важно, чтобы каждая группа попадала в пересчёт хотя бы раз в квартал.
- За два дня собрать табели, переработки, отпуска, больничные и изменения окладов и передать тем, кто считает зарплату. Позже — значит зарплата уедет в следующий месяц.
- В первый рабочий день нового месяца разослать по отделам напоминание: до какого числа принимаются документы за прошлый месяц и кто за что отвечает.
Вторая причина: непонятно, кто держит
Когда список работ не разложен по отделам с именами и датами, каждый участник добросовестно считает, что ждут не его. Продажи думают, что дело в бухгалтерии; бухгалтерия — что дело в закупках; закупки не знают, что от них вообще что-то нужно.
Лечится это не программой, а списком: пункт, отдел, дата, отметка «сдал». Как только видно, кто держит, срок сокращается сам, ещё до всякой автоматизации.
Проверить это можно за одно совещание. Спросите каждого руководителя: какой пункт закрытия зависит лично от вас и к какому числу вы его сдаёте. Если в ответ звучит «ну, мы там помогаем бухгалтерии», значит, пункт не адресован никому — и именно он окажется самым долгим.
Причины задержки почти всегда одни и те же, и каждая лечится своим действием, а не общим призывом закрывать быстрее.
Что тормозит закрытие и что с этим делают
| Что тормозит | Как это выглядит изнутри | Что помогает |
|---|---|---|
| Поздние документы поставщиков | «Придут накладные — тогда и посчитаем» | Запрос за неделю до конца месяца и список тех, кто не прислал |
| Неподписанные документы клиентов | «Отгрузили, а бумаги где-то у них» | Звонок за три дня до конца месяца, скан как временное решение |
| Подотчётные деньги | «Он в командировке, отчитается потом» | Срок сдачи авансовых отчётов раньше даты закрытия |
| Никто не назначен | «Мы думали, ждут не нас» | Список: пункт, отдел, дата, отметка «сдал» |
| Итоги никто не разбирает | «Отчёт прислали, вопросов не было» | Разбор в календаре, с решениями и проверкой прошлых |
Третья причина: закрытие без разбора
Если цифры месяца никто не разбирает, срок никого не жмёт. Смысл закрытия не в том, чтобы поставить галочку, а в том, чтобы собраться, посмотреть на цифры и записать решения: что делаем, кто делает, к какой дате.
И один нюанс, который важнее, чем кажется. Цифра без пояснения того, кто за неё отвечает, почти бесполезна. Вопрос к руководителю отдела должен звучать не «сдал ли ты», а «почему такая цифра» — это разные вопросы и разные ответы.
Хороший разбор устроен просто: сорок минут, цифры на экране, по каждой — руководитель, который её объясняет, и запись решений с именами и датами. Вести его лучше не тому, кто цифры считал: у считавшего задача — отвечать за цифру, а не за решение по ней.
Вопрос к руководителю звучит не «сдал ли ты», а «почему такая цифра». Это разные вопросы и разные ответы.
Следующий разбор начинается с решений предыдущего. Если этого не происходит, разбор превращается в ежемесячный пересказ новостей, и срок закрытия перестаёт кого-либо жать: цифры всё равно никому не нужны в срок.
Сколько дней — нормально
Пока документы приходят как придётся, честный ориентир — около двенадцати рабочих дней. Когда участки перестают ждать друг друга — около семи. Когда срок держится сам, без напоминаний, — пять.
Важно, что между этими цифрами лежит не усердие, а устройство работы: каждый следующий срок берётся не тем, что люди стараются сильнее, а тем, что из процесса ушло ожидание.
Три честных ориентира
| Как устроено закрытие | Ориентир по сроку | Что должно случиться, чтобы срок стал меньше |
|---|---|---|
| Документы приходят как придётся, список работ — в голове у главного бухгалтера | Около двенадцати рабочих дней | Появляется список с отделами, датами и отметками |
| Список есть, участки перестали ждать друг друга | Около семи рабочих дней | Подготовка уезжает в последнюю неделю предыдущего месяца |
| Срок держится сам, без напоминаний | Около пяти рабочих дней | Разбор с решениями стал обязательным, а не по настроению |
Если поставить срок раньше, чем компания физически успевает собрать документы, месяц будет закрываться неверными цифрами, а потом переделываться. От переделок доверие к отчётности падает сильнее, чем от медленного, но честного закрытия: люди перестают верить любой цифре, включая правильную.
Про календарь, о который спотыкаются все
Сроки закрытия надо считать рабочими днями, а не календарными. Правило «отчёт на десятый день после конца месяца» в обычном месяце нормальное, а в декабре попадает прямо в новогодние праздники: люди не работают, документы не приходят, срок сорван по календарю, а не по вине людей.
В рабочих днях тот же самый срок честно уезжает на конец января, и никто не изображает работу в праздники. То же самое с подготовительными шагами: «за пять дней до конца месяца» не должно попадать на воскресенье.
Есть и обратная ловушка того же рода. «Десятое число» в одном месяце оказывается третьим рабочим днём, а в другом — восьмым: один и тот же пункт то невыполним, то расслаблен. Счёт в рабочих днях от последнего дня месяца делает срок одинаковым круглый год.
Сервисная компания (компания условная, цифры условные)
Закрытие занимало 16 рабочих дней, и все были уверены, что виновата бухгалтерия. Разложили по пунктам и посмотрели, где месяц стоял: 9 дней из 16 он ждал акты от двух подрядчиков и подписанные экземпляры от клиентов. Собственно счёт занимал два дня.
Что сделали: перенесли запрос документов на неделю раньше и назначили ответственных в двух отделах. Ни одной новой программы не купили, ни одного человека не наняли.
Дальше сокращение упёрлось в следующее звено: бухгалтерия ждёт зарплату, зарплата ждёт табели из цехов. Это уже другой пункт того же списка — и хорошая новость, потому что видно, какой именно.
Что закрыть до того, как считать цифры
- Непроведённые документы за месяц: пока они висят, любая сумма месяца временная.
- Подотчётные деньги: пока человек не отчитался, сумма числится на нём, а не в расходах.
- Остатки на складе хотя бы по части групп — так, чтобы за год в пересчёт попали все.
- Банковские выписки загружены по последний день месяца включительно.
- Сверки с ключевыми поставщиками и покупателями сделаны хотя бы по крупным контрагентам.
- Известно, какие расходы месяца ещё не пришли документами, и они посчитаны хотя бы оценкой.
А что если у вас не так
Компания маленькая, и всё считает один человек. Тогда список нужен не для координации, а для памяти: последовательность держат не в голове, а на бумаге. Срок в такой компании упирается обычно не в людей, а в документы от контрагентов.
Несколько юрлиц. Закрывайте их по одному календарю, иначе итог группы всегда будет ждать самое медленное юрлицо, и никто не поймёт, какое именно.
Есть производство. Отдельная дата — списание материалов и незавершённое производство: пока цех не отчитался, себестоимость месяца не собрать, и это не задача бухгалтерии.
Пик отгрузок приходится на конец месяца. Не двигайте дату закрытия — двигайте подготовку: часть работ можно делать не по всему месяцу сразу, а по первым двум декадам.
Учёт ведёт сторонняя бухгалтерия. Тогда дата закрытия и состав того, что вы получаете, — предмет договорённости, а не доброй воли. Записанная дата в договоре об обслуживании работает ровно так же, как записанная дата платежа в договоре с покупателем.
Что с этим делать
Это можно сделать самому, без нас. Не список задач: выберите одно — вечер не пройдёт зря.
- Назначьте дату закрытия месяца и одного ответственного за неё. Пять минут; дата в календаре двигает срок сильнее, чем любая программа.
- Разложите работы по отделам: пункт, отдел, дата в рабочих днях, отметка «сдал». Час на первую версию — и появляется одна страница, по которой видно, кто держит месяц.
- Начните за пять дней до конца месяца: запросите у поставщиков недостающие документы и напомните клиентам про подписанные экземпляры. Полдня работы двух человек — и первые дни следующего месяца перестают уходить на ожидание.
- Перед тем как считать цифры, обнулите список непроведённых документов и закройте подотчёт. На выходе — цифры, которые не поменяются задним числом.
- Поставьте в календарь разбор на сорок минут: цифры, пояснения руководителей, решения — что, кто, к какой дате. Следующий разбор начинайте с проверки прошлых решений.
- Переведите свои сроки в рабочие дни и посмотрите, куда попадают декабрь и май. Двадцать минут — и вы увидите, какие сроки в вашем календаре невыполнимы физически, а не по чьей-то вине.
Наш чек-лист закрытия месяца выложен на сайте целиком и бесплатно; наша работа начинается там, где он должен выполняться сам.