Три глубины диагностики: вы отвечаете сами, мы смотрим учёт, мы приезжаем
Какая работа входит в Быстрый срез, Точный срез и Полную картину. Что вы получаете и как выбрать продукт под свою задачу.
Зачем это читать
- Поймёте, на какой вопрос отвечает каждый из трёх документов и почему они не сводятся друг к другу.
- Поймёте, почему расхождение вашей оценки и цифры из учёта — это знание в обе стороны, а не повод для неловкости.
- Поймёте, почему мы не выпускаем один документ со сносками «это со слов клиента».
- Сможете выбрать продукт с учётом нужного решения, доступных данных и бюджета.
- Сможете подготовиться к любому разбору — включая тот, который сделаете сами и без нас.
- Сможете заранее понять, какие ваши вопросы удалённой проверкой не закрываются в принципе.
Разбор по вашим сведениям.
Паспорт «Быстрый срез»Разбор по данным учётной системы.
Паспорт «Точный срез»Разбор по согласованным проверкам на площадке.
Паспорт «Полная картина»Каждый паспорт закончен в своих границах. Состав каждого продукта собирается под задачу компании.
Это три разных вопроса, а не три размера одного
Про компанию можно спросить три вещи, и они не сводятся друг к другу. Как компания видит себя. Что зафиксировано в её учёте. Что происходит на самом деле.
Ответы на них получают разными способами, и каждый способ даёт свой законченный документ. Поэтому у нас три диагностики и три разных паспорта — а не один документ, в котором часть выводов помечена звёздочкой «это со слов, верьте осторожно».
Разница видна на бытовом примере. «Сколько у нас лежит на складе» — вопрос к учёту. «Сколько там лежит на самом деле» — вопрос к пересчёту. «Считаем ли мы, что склад под контролем» — вопрос к людям. Три ответа могут не совпасть, и каждое несовпадение само по себе информация.
Три вопроса — три документа
| На какой вопрос отвечает | Откуда берутся данные | Что появляется в этом документе |
|---|---|---|
| Как компания видит себя | Ответы собственника и руководителей | Разбор компании целиком по всем трём частям: где сильно, где узко, с чего начинать |
| Что зафиксировано в учёте | Выбранные итоги учёта, переданные Игорем из систем компании | Показатели по данным учёта, способы расчёта, недостающие данные и выводы |
| Что происходит на самом деле | Пересчёт, документы, наблюдение и разговоры на месте | Проверки выбранных процессов, документов и участков учёта; факты и найденные расхождения |
Три документа отвечают на три разных вопроса. Ни один из них не черновик другого.
Первый: вы отвечаете сами
Вы отвечаете на вопросы о своей компании по всем трём частям — деньги, управление, инструменты, — а мы разбираем ответы по методике: раскладываем их по контрольным точкам, находим сильные стороны и узкие места, называем, с чего начинать.
В Быстром срезе можно охватить деньги, людей и инструменты по выбранным анкетам. Это помогает заметить вопросы в разных отделах, в том числе те, которые не были главным поводом обращения.
Паспорт Быстрого среза описывает компанию по её собственным сведениям. В нём видны сильные стороны, вопросы без ответа и приоритеты по выбранным темам.
Есть у него и свойство, о котором редко думают заранее: он показывает, насколько по-разному компания видит себя изнутри. Когда на одни и те же вопросы отвечают собственник и руководители, расхождения в ответах становятся отдельным результатом — иногда более полезным, чем сами ответы.
Что обычно выясняется первым (пример условный)
Компания приходит с запросом «наладить отчётность»: собственник не видит прибыль по направлениям. Разбор по всем трём частям показывает, что отчётность здесь вторична — прямые затраты заполнены примерно по двум третям выручки, а решения о цене принимает один человек, по ситуации.
Любая новая отчётность в такой конструкции покажет ту же неполноту, только красивее. Поэтому начинают не с отчётов, а с заполнения затрат и с записанной границы по цене.
Тот же вывод нередко звучит и от самого собственника — но раньше он не был подкреплён ничем, кроме ощущения, и потому откладывался от квартала к кварталу.
Второй: проверяем по учёту
Игорь установлен у компании и передаёт выбранные итоги учёта в Фокус по исходящему соединению. По ним рассчитываем доступные показатели: долги покупателей, запасы, покрытие выручки прямыми затратами и срок закрытия месяца. Источники, период и набор показателей определяем до начала.
В Точном срезе рассчитываем показатели по данным учёта и указываем источники, период и ограничения. Если нужно сравнить их с собственной оценкой компании, заказывается отдельный разбор «Две картины рядом».
В отдельном сравнении важны и совпадения, и расхождения. Они помогают уточнить исходные ожидания и вопросы к учёту; само совпадение ещё не заменяет проверку данных.
Игорь работает у вас: передаёт нужные итоги учёта в Фокус, где рассчитываются выбранные показатели. База остаётся в вашей компании; состав передаваемых данных определяем до начала работы.
В разборе «Две картины рядом» расхождение показывает, какие величины стоит уточнить. Проверьте исходную оценку, источник учёта, дату и состав суммы. Возможные причины обсуждают по данным, без поиска виноватых.
Третий: приезжаем и смотрим
Есть вещи, которых нет ни в анкете, ни в учёте. Совпадает ли складской факт с учётом — проверяется пересчётом, а не выгрузкой. Как на самом деле идёт согласование — видно по людям, а не по регламенту. Что действительно подписано, а о чём договорились устно.
На месте наблюдаем выбранные процессы, разговариваем с их участниками и сверяем документы с фактической работой. Для части вопросов используем заранее подготовленные замеры компании.
Отдельная ценность выезда — то, что видно только рядом с людьми. Как принимается решение, если регламент говорит одно, а привычка другое. Где в процессе стоит человек, который «просто всё знает», и что произойдёт, когда он уйдёт в отпуск. Такие вещи не выгружаются и не спрашиваются анкетой — их видно.
Чего нет ни в одном из трёх
До начала определяем, какие процессы, документы и участки учёта проверяем. Полная картина может включать аудит выбранных участков, но не является обязательным аудитом бухгалтерской отчётности и не заменяет работу вашего бухгалтера.
Мы не даём налоговых и юридических консультаций и не считаем за вас налог. Если разбор упирается в налоговый вопрос, он так и записывается: вопрос есть, решать его вам со своим бухгалтером.
И ещё одно, важное для команды: разбор — не оценка сотрудников. Мы смотрим на устройство работы — кто за что отвечает, где решение возвращается к собственнику, где данные не собираются. Поимённых характеристик в документе нет и не будет, и людям это стоит сказать до начала, а не после.
Почему не один документ со сносками
Мы сознательно отказались от варианта «один паспорт, а рядом с частью выводов пометка о том, что они менее надёжны».
Ответы компании, данные учёта и проверка на месте дают разные результаты. Быстрый срез помогает разобраться в работе по сведениям команды; Точный срез — по данным учёта; Полная картина — по проверенным на месте процессам и документам.
У каждого продукта свой паспорт с указанием источников и выполненной работы. Следующую диагностику или внедрение заказывать не обязательно.
У каждого продукта свой паспорт: он отвечает на вопросы выбранной диагностики и может использоваться самостоятельно.
Как выбрать глубину
Выберите продукт по тому, какое решение нужно принять и какие сведения для этого нужны. Состав работы и стоимость согласуем с учётом вашей компании и бюджета.
Пять вопросов к самому себе
- Какое решение вы хотите принять по итогам? Не «навести порядок», а «менять ли систему», «ставить ли человека на операционное управление», «закрывать ли направление».
- Чем вы будете это решение обосновывать? Если своим пониманием картины целиком — хватит первого документа; если цифрами — нужен второй; если документами и фактами — третий.
- Какова цена ошибки в этом решении? Чем она выше, тем ближе к проверке руками.
- Какие данные есть в учёте? Если часть операций отсутствует, это отмечается в результате и влияет на доступные расчёты. Обсудите, что можно проверить сейчас и какие данные нужно восстановить.
- Какой способ нужен для вашего решения: ответы команды, данные учёта или проверка работы на месте? Любой из трёх продуктов можно заказать самостоятельно.
Если вы хотите сравнить собственную оценку с учётом, запишите её до просмотра отчёта. Так сохраните обе исходные величины для отдельного сравнения.
Внутри любой глубины состав собирается под вашу компанию
Глубина отвечает на вопрос, каким способом получены данные. А вот что именно смотрим — решается отдельно и для каждой компании заново. Какие части бизнеса берём в разбор, какие величины считаем, что войдёт в итоговый документ: у торговой компании с отсрочкой и у цеха с длинным производственным циклом это разные наборы, хотя способ проверки может быть один и тот же.
Собирается состав не из воздуха. Есть закрытый набор блоков — проверенных частей разбора, у каждой свой способ замера и своё место в документе. Мы берём из этого набора то, что отвечает на ваш вопрос, и не берём остальное. Это не «что закажете, то и посчитаем»: блока, которого в наборе нет, не появится, а каждый сделанный блок считается всегда одинаково — иначе его нельзя повторить через полгода и сравнить с собой.
Стоимость зависит от выбранной работы: для самостоятельного Быстрого среза — от анкет, для Точного среза — от систем и состояния учёта, для Полной картины — от процессов, участников и площадок. Состав и цену определяем до начала.
И чтобы не возникло путаницы: состав — это не глубина. Три документа остаются тремя разными документами, каждый со своим вопросом; конструктор работает внутри каждого из них, а не вместо них.
Что входит в разбор и что в него не входит, записывается до старта — перечнем блоков, а не общими словами. Так вы знаете, за что заплатили, а мы не дописываем работу на ходу. Если по дороге выясняется, что нужен ещё один блок, это отдельное решение и отдельный разговор, а не сюрприз в конце.
А что если у вас не так
Учёт не в 1С или его почти нет. Тогда смотрят, что есть: другую программу, таблицы, выгрузки из банка. Часть разбора делается и без учётной системы — вопросы, интервью, разбор процессов. Но чем хуже с данными, тем больше ручной работы, и об этом честнее договориться заранее.
Несколько юрлиц. Решите до начала, разбираете вы группу целиком или одно юрлицо: это меняет и состав данных, и выводы. Смешанный вариант — самый частый источник спора о цифрах потом.
Есть филиалы или несколько площадок. Выезд обычно делается на одну площадку, и это нормально, но тогда в документе написано, какую именно смотрели. Обобщать на все площадки то, что видели на одной, нельзя.
У вас есть конкретная гипотеза. Скажите её вслух до начала. Разбор всё равно идёт по всем трём частям, но гипотеза проверяется отдельно и отвечает в документе сама за себя.
Что дальше происходит с документом
Паспорт — не файл, который читают один раз. По нему сверяются: те же величины замеряются тем же способом через полгода, и видно, что изменилось. Поэтому в нём важнее всего не выводы, а способ, которым получена каждая цифра: он должен быть повторим вами самими.
По паспорту можно работать самостоятельно. Следующую диагностику, внедрение или сопровождение вы выбираете отдельно, если они нужны вашей компании.
Что стоит иметь под рукой к любому разбору
- Оборотно-сальдовая ведомость за квартал.
- Список договоров с покупателями и сроками оплаты.
- Список ответственных по отделам — с именами, а не с должностями.
- Ваши собственные ответы, записанные до сверки с цифрами.
- Решение, ради которого всё затевается, сформулированное одной фразой.
- Понимание, какие операции сегодня в учёт не попадают.
Что с этим делать
Это можно сделать самому, без нас. Не список задач: выберите одно — вечер не пройдёт зря.
- Сформулируйте, какое решение вы хотите принять по итогам разбора. Выберите продукт с учётом нужных сведений, доступных данных и бюджета.
- Запишите три вопроса, ответы на которые хотите получить. Обсудите, какие можно разобрать по ответам команды и учёту, а для каких нужна работа на месте.
- Если планируете сравнение с учётом, запишите собственную оценку до просмотра отчётов. Сохраните обе исходные величины для отдельного разбора «Две картины рядом».
- Подготовьте сведения, нужные выбранному продукту. Для работы с учётом — итоги за период; для выезда — документы и участников процессов. Для Быстрого среза заполните выбранные анкеты.
- Задайте двум своим руководителям те же вопросы, что задаёте себе, и сравните ответы. Расхождение внутри команды — уже результат, который дальше проверяется цифрами.
- Если в учёте отсутствует часть операций, отметьте это до разбора. Уточните, какие показатели можно рассчитать сейчас и каких данных не хватает.
Наши три диагностики устроены ровно так, и мы никогда не выдаём один документ за другой.